Personvernerklæring
Administrator
Her kan du lese hvordan KF (Kommuneforlaget AS) behandler personopplysninger i verktøyet Bedrekommune og 10-FAKTOR. Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vurderingene vi har gjort, kan du kontakte oss på bedrekommune@kf.no
Hvis du bruker verktøyet Bedrekommune og 10-FAKTOR eller er i kontakt med oss på andre måter, gjennom å motta nyhetsbrev eller spør om hjelp til noe, vil KF behandle personopplysninger om deg. KF har som mål å beskytte og respektere ditt personvern, og benytter kun personopplysninger som er relevante og nødvendige for å kunne oppfylle våre forpliktelser etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b. All informasjon blir lagret elektronisk hos oss, og utleveres ikke til andre parter.
1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger, og hva slags informasjon samler vi inn?
Vi samler inn og bruker personopplysningene dine til ulike formål avhengig av hvordan vi kommer i kontakt med deg. Hvis du logger inn for å bruke verktøyet, legger til andre brukere, legger til respondenter, mottar nyhetsbrev eller kontakter kundeservice. Vi behandler kun opplysninger du selv gir oss.
Som kunde av Bedrekommune/10-FAKTOR
Dette er personopplysningene vi behandler og lagrer når du er bruker eller testbruker av verktøyet Bedrekommune/10-FAKTOR:
- Grunnleggende brukerdata som navn, e-postadresse, organisasjonsenhet du har tilgang til og hvilken tilgang du har
- Rapporter og analyser du har
- Undersøkelser du planlegger og har gjennomført
Som respondent i Bedrekommune/10-FAKTOR
Identifiserende spørsmål kan velges bort fra undersøkelsene
Variablene som kommer frem i identifiserende spørsmål/bakgrunnsspørsmål, brukes for å se etter mønstre i besvarelser ved større analyserer og tilgjengelig for de fleste undersøkelsene. Hvilke opplysninger som etterspørres i de ulike undersøkelsene står i tabellen under. For å begrense unødvendig innhenting av informasjon, oppfordrer vi behandlingsansvarlig til å fjerne spørsmål fra undersøkelsene når informasjonen ikke er relevant for formålet.
Besvarelser kan ikke knyttes til respondenter
Etter en respondent har sendt inn en besvarelse på en undersøkelse, vil svaret bli separert fra respondenten. Det er ingen kobling mellom respondentens ID og besvarelsens ID. Det er derfor ikke mulig å se hvem som har svart på undersøkelsen og ikke. Dette er for å sikre respondentenes anonymitet.
Rådata blir kun utlevert ved formell bestilling og med begrunnelse
Det er som nevnt ikke mulig å koble en besvarelse til en respondent ved bruk av Bedrekommune. Det er fortsatt ikke mulig i en rådata-fil. Det man kan se i en rådata-fil, er en samlet besvarelse. Man kan se hva en respondent har svart på alle spørsmålene i undersøkelsen. Det kan gjøre det lettere å identifisere en respondent. De som mottar rådata-filen har ansvar for risikohåndtering og for å beskytte respondentenes personopplysninger i henhold til gjeldende lovverk og retningslinjer.
Behandlingsansvarlig eier informasjonen i Bedrekommune
Det er behandlingsansvarlig (kommunen/bedriften) som eier resultatet og annen informasjon om undersøkelsene de gjennomfører. Vi oppfordrer behandlingsansvarlig til å slette informasjon fra spørreundersøkelser som ikke lenger har et formål.
Håndtering av personopplysninger for respondenter
Undersøkelser fra Bedrekommune/10-FAKTOR kan sendes til respondent på tre ulike måter: e-post, SMS og KS SvarUt. Ved utsendelse på e-post registreres e-postadresse (personopplysning), ved utsendelse på SMS registreres telefonnummer (personopplysning) og ved utsendelse på KS SvarUt registreres fødselsnummer (personopplysning). Alle tre metodene håndteres på samme måte hos databehandler. Personopplysningene som brukes ved utsendelser på e-post, SMS og KS SvarUt anonymiseres etter undersøkelser er avsluttet.
For å oppfylle avtaleforhold, inkludert administrasjon
I den forbindelse lagrer vi personalia og følgende kontaktinformasjon: navn, adresse og arbeidsstilling etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
Besvare henvendelser som kommer inn til oss
I den forbindelse lagrer vi navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen, etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a og f.
Markedsføring via nyhetsbrev
I den forbindelse lagrer vi navn, e-postadresse og virksomhet, og hva du ønsker informasjon om. For eksisterende kunder skjer behandlingen etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Utenfor eksisterende kundeforhold skjer det etter markedsføringsloven §15 og personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a.
2. Data som lagres, informasjonskapsler (cookies) og bruk av Google Analytics
For å få informasjon om bruk av nettsidene våre benytter vi informasjonskapsler (cookies). KF lagrer informasjon om du har godtatt bruk av informasjonskapsler i Bedrekommune/10-FAKTOR.
Informasjonskapsler kan være nyttige for både eieren og brukeren av en nettside. Eieren av nettsiden kan tilpasse tjenesten ut fra informasjonen som lagres. Brukeren opplever nettsiden som mer brukervennlig og tilpasset. Ved å bruke en kryptert informasjonskapsel kan vi sikre at du er logget inn når du bruker verktøyet. Vi ivaretar personvernet ditt ved at vi bruker opplysningene kun til statistikk, det er ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson.
KF bruker Google Analytics til å analysere bruken av verktøyet vårt. Google Analytics gir oss rapporter og statistikk som vi bruker til å analysere og forbedre nettstedet gjennom informasjonskapsler. Informasjonskapslene forteller oss hvilken nettleser du brukte, hvor i landet du er, hvordan du kom til nettsidene våre og hvordan du brukte nettstedet (hvor mange sider du besøkte, hvor lenge du var inne osv.). KF bruker anonymizeIP, en funksjon som gjør at en enkeltbruker ikke kan identifiseres. Google kan overføre statistikken til tredjeparter hvis dette kreves iht. lov eller i tilfeller hvor tredjeparter behandler informasjonen på vegne av Google.
De fleste nettlesere aksepterer informasjonskapsler automatisk. Du kan velge å avvise informasjonskapslene i utgangspunktet. Hvis du tidligere har godkjent dem, men ikke ønsker det lenger, kan du velge å endre innstillingene i nettleseren din slik at informasjonskapsler ikke blir akseptert.
| Navn informasjonskapsel | Domene | Varighet | Beskrivelse | Mottaker |
| MBK_Authentication | http://App.10faktor.no http://app.bedrekommune.no | Slettes når du lukker nettleseren | Benyttes til sesjonshåndtering når du er logget inn | KF |
| composeBaseUrl | http://App.10faktor.no http://app.bedrekommune.no | Slettes når du lukker nettleseren | Benyttes til sesjonshåndtering når du er logget inn | KF |
| CookieConsent - frivilig | http://App.10faktor.no http://app.bedrekommune.no | 1 år | Lagre preferanser for samtykke av informasjonskapsler | KF |
| designTheme | http://app.bedrekommune.no | Slettes når du lukker nettleseren | Vise riktig utforming på nettside | KF |
| redirectUrl | http://app.bedrekommune.no | Slettes når du lukker nettleseren | Forbedre navigering på nettside | KF |
| _ga | http://App.10faktor.no http://app.bedrekommune.no | 2 år | Lagre og telle sidevisninger | KF |
| _ga_xxxxxxxx | http://App.10faktor.no http://app.bedrekommune.no | 2 år | Telle besøkende, økter, kampanjedata og holde oversikt over nettstedets bruk for analyseformål | KF |
| _ga_UA-0000000-0 | http://App.10faktor.no http://app.bedrekommune.no | 1 dag | Skille mellom brukere | KF |
| _gid | http://App.10faktor.no http://app.bedrekommune.no | 1 dag | Lagre og telle sidevisninger | KF |
| _pk_id | http://App.10faktor.no http://app.bedrekommune.no | 13 måneder | Skille mellom brukere | KF |
| _pk_ref | http://App.10faktor.no http://app.bedrekommune.no | 6 måneder | Viser hvilket nettsted bruker kommer fra | KF |
| _pk_ses | http://App.10faktor.no http://app.bedrekommune.no | 30 minutter | Telle besøkende, økter, kampanjedata og holde oversikt over nettstedets bruk for analyseformål | KF |
| MATOMO_SESSID | http://App.10faktor.no http://app.bedrekommune.no | 14 dager | Lagre preferanser for samtykke av informasjonskapsler | KF |
3. Utlevering av personopplysninger til andre
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Aggregerte (samlet resultat fra en kommune) anonyme data kan brukes i utregning av landssnitt. KF er databehandler av personopplysningene og samarbeider med andre for lagring av data. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:
- Intility AS, 981 967 070, Schweigaards gate 39, 0191 Oslo, Norge
- More Software Solutions, 984 574 819, Henrik Ibsens gate 40, 0255 Oslo, Norge
- Compose Software AS, 916 158 378, Akersgata 7, 0158 Oslo, Norge
All behandling av personopplysninger som vi foretar, skjer innenfor EU/EØS-området.
4. Lagringstid
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for. Personopplysninger, som kontaktinformasjon eller annen informasjon nødvendig for å sende undersøkelsen til deg, slettes fra serverne 28 dager etter undersøkelsen er avsluttet og fra grensesnittet for administratorer ved årsskiftet. Før du skal svarer på undersøkelsen, må du samtykke til å delta på den. Deltakelsen er frivillig. Ta kontakt med de som har sendt undersøkelsen til deg (behandlingsansvarlig) hvis du ikke samtykker til å bli kontaktet for lignende undersøkelser i framtiden.
Med en gang du sender inn svaret på undersøkelsen, kobles besvarelsen bort fra din kontaktinformasjon. Eventuelle indirekte personopplysninger som oppgis som en del av undersøkelsen, blir en del av et større datagrunnlag. Resultatet av undersøkelsen blir lagret så lenge det er nødvendig for formålet til behandlingsansvarlig.
5. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Du har rett til å kreve innsyn i og retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.
Med en gang du sender inn svaret på undersøkelsen, kobles besvarelsen bort fra din kontaktinformasjon. Kommuneforlaget AS (databehandler) kan derfor ikke ivareta rettigheten til innsyn i, retting eller sletting av besvarelsen din. Databehandler, i regi av behandlingsansvarlig, kan slette svar fra fritekstfelt som inneholder personopplysninger. Du kan kontakte behandlingsansvarlig og kreve innsyn i, retting og sletting av kontaktinformasjon og evt andre personopplysninger som behandles i forbindelse med utsendelse av undersøkelsen. Du kan også velge å ikke samtykke til undersøkelsen eller velge å ikke sende inn besvarelsen din.
For å ta i bruk rettighetene dine må du kontakte kundesenteret vårt. Vi svarer på henvendelsen din så raskt som mulig. Du kan kontakte oss på bedrekommune@kf.no eller på telefon 24 13 28 50.
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk rettighetene dine overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi bare gir tilgang til dine personopplysninger til deg, og ikke til noen som gir seg ut for å være deg.
Du kan til enhver tid trekke tilbake samtykket ditt for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre det på er å kontakte kundesenteret vårt.
6. Klager
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, håper vi du tar kontakt med oss. Du har imidlertid også rett til å klage til Datatilsynet.
Du finner informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet, på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
7. Endringer
Hvis det skulle skje endringer i tjenestene våre eller i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du har fått her. Hvis vi har kontaktopplysningene dine, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers finner du alltid oppdatert informasjon lett tilgjengelig på nettsiden vår.